Sikkerhed og data sådan passer vi på jeres data

Underdatabehandlere

De leverandører, der behandler personoplysninger for os. Den fulde liste med formål, data og overførselsgrundlag står på en side for sig, og vi giver jer besked på mail mindst 30 dage, før vi tager en ny i brug.

Kryptering

• Under overførsel: al trafik til appen og hjemmesiden går over HTTPS, og browseren får besked om altid at bruge HTTPS (HSTS).
• I hvile: adgangskoder og adgangsnøgler til forbundne mailkonti, kalendere og andre forbindelser krypteres med AES-256-GCM, før de gemmes.
• I hvile: kopien af backuppen, der sendes væk fra serveren, krypteres med age, før den forlader serveren.
• Brugernes adgangskoder gemmes kun som et hash (scrypt), aldrig i klartekst.
• Databasen kan ikke nås fra internettet. Kun appen på samme server kan forbinde til den.

Backup

• Vi tager backup af databasen hver nat og kontrollerer, at filen kan åbnes. Den lokale kopi gemmes i 14 dage.
• Hver nat sendes en krypteret kopi væk fra serveren til Cloudflare R2 i EU. Nøglen til at åbne den ligger ikke på serveren.
• Krypterede backups, også uden for serveren, slettes efter 14 dage.

Opbevaring og sletning

Vi sletter automatisk efter faste frister. De vigtigste:

Henvendelser

Efter den slettefrist, I selv vælger: 6, 12, 24, 36 eller 60 måneder uden aktivitet, eller ingen automatisk sletning

Lydoptagelser af opkald

Kun hvis I har slået optagelse til. Vores kopi slettes automatisk efter 30 dage. Teleudbyderens kopi slettes, så snart vores kopi er bekræftet gemt, og senest efter 30 dage

Optagelser af brugen af appen

30 dage. En administrator kan slå dem fra

SMS-log

12 måneder

Fejllog

30 dage

Backups

14 dage, også de krypterede kopier uden for serveren

Efter opsigelse

Kundedata slettes 60 dage efter, abonnementet er slut. Administratorerne får besked 14 og 3 dage før

Faktureringsdata

5 år, som bogføringsloven kræver. Indholdet af samtaler og henvendelser er ikke med

AI og jeres data

• Vi træner ikke AI-modeller på jeres data.
• AI-svar, sorteringer, spamfiltre og Noas samtaler i telefonen går gennem OpenRouter. Her bruger vi kun udbydere uden datalagring, som hverken gemmer eller træner på data (zero data retention). Findes der ingen sådan udbyder, afvises kaldet i stedet for at blive sendt videre.
• Når Noa gør jeres videnbase søgbar, sendes teksterne til Googles Gemini API (betalt niveau). Anthropic (Claude) gemmer ikke og træner ikke på jeres data (aftale om zero data retention). Googles Gemini API træner ikke på data, men kan gemme dem i en kort periode for at opdage misbrug.
• Tale til tekst (Soniox) og Noas stemme (ElevenLabs) behandler lyden og teksten under opkaldet. De står begge på listen over underdatabehandlere.
• Vi registrerer, hvad et AI-kald kostede, og hvor lang tid det tog. Indholdet registrerer vi aldrig.

Login og totrinsbekræftelse

• Logger man ind med e-mail og adgangskode, skal man også indtaste en engangskode, som vi sender på mail. Koden gælder i 10 minutter og gemmes ikke i klartekst.
• Man kan også logge ind med en passkey eller med Google, Apple eller Microsoft. Så klarer passkeyen eller kontoen hos dem bekræftelsen.
• Adgangskoder skal være på mindst 8 tegn.

Adgangsstyring

• Hver virksomheds data holdes adskilt. Man ser kun data fra den virksomhed, man er logget ind i.
• Der er to roller: Administratorer kan invitere kolleger, styre grupper og ændre virksomhedens indstillinger. Medarbejdere ser og besvarer henvendelser i de kategorier, deres grupper har adgang til.
• Der er ingen åben tilmelding. Nye brugere kommer ind via en invitation fra en administrator eller ved køb af Telenoa.
• En administrator kan fjerne en kollega eller deaktivere kontoen. En deaktiveret konto kan ikke logge ind.

Logning

• Hver henvendelse har en aktivitetslog: hvem der tildelte, svarede, skiftede status og skrev noter.
• Ændringer på virksomhedsniveau skrives i en log, fx når en bruger deaktiveres, en API-nøgle oprettes eller tilbagekaldes, slettefristen ændres, eller data eksporteres.
• Fejl logges i vores egen installation af GlitchTip uden bruger, cookies og indholdet af forespørgslen. Mailadresser, telefonnumre og nøgler erstattes, før fejlen gemmes, og den slettes efter 30 dage.

GDPR og databehandleraftale

Når I bruger Telenoa, er I dataansvarlige, og vi er jeres databehandler.

• Databehandleraftalen bygger på Datatilsynets standardkontrakt og gælder, når I accepterer vilkårene. Vil I have en underskrevet udgave, så skriv til os.
• Administratorer kan hente virksomhedens data som én zip-fil, fx ved en indsigtsanmodning eller hvis I stopper. Adgangskoder og adgangsnøgler er aldrig med.