Tidsbestilling i telefonen. For frisører og klinikker.

I en salon eller på en klinik er det ofte netop de travleste timer, hvor telefonen ringer mest. Kalenderen er fuld, I har saks, farve eller en patient i hænderne, og hvert opkald, I tager, er et afbrud for den kunde, der sidder foran jer. Lader I den ringe ud, prøver den, der ringer, måske et andet sted.

Mange har en onlinebooking på hjemmesiden, og det hjælper. Men en del kunder vil stadig hellere ringe – fordi de har et spørgsmål, fordi de vil have en bestemt behandler, eller fordi det bare er sådan, de plejer at gøre. Denne guide handler om de opkald: hvordan I tager imod bookinger i telefonen uden at slippe kunden i stolen.

01Tre måder at klare telefonen på

• I tager den selv mellem kunderne. Gratis, men det betyder afbrud, og opkald i de travle timer går tabt.
• Telefonsvareren tager den, og I ringer tilbage. Mange lægger på uden at indtale noget, og dem, der gør, skal I ringe op, når I har tid – ofte efter lukketid.
• Nogen – eller noget – tager den for jer. En receptionist, et telefonpasningsbureau eller en AI-receptionist, der svarer, booker og tager beskeder, mens I arbejder.

Hvad der passer jer, afhænger af, hvor mange opkald I får, og hvad de drejer sig om. Er I i tvivl om omfanget, så tæl de ubesvarede opkald i et par uger – guiden om mistede opkald viser hvordan.

02Sådan foregår en booking i telefonen

Uanset om det er jer selv, en kollega eller en AI, der tager telefonen, er en god telefonbooking bygget op på samme måde:

• Hvad skal kunden have lavet? Dameklip, farve, en første konsultation eller en opfølgende behandling. Ydelsen afgør, hvor lang tid der skal sættes af.
• Hvornår passer det? Tilbyd to konkrete tider frem for at spørge åbent. Det går hurtigere og giver færre misforståelser.
• Læs tiden op. Dag, klokkeslæt og ydelse – og vent på kundens ja, før tiden bliver booket.
• Navn og nummer. Så I kan ringe, hvis noget ændrer sig.

Det er også sådan, Noa – Telenoas AI-receptionist – booker: hun finder en ledig tid efter jeres regler, læser den op og booker først, når kunden har sagt ja.

03Booking direkte i jeres kalender eller bookingsystem

Den store forskel på en besked og en booking er, om tiden lander direkte i jeres system, mens kunden er i telefonen. Det kræver, at den, der tager telefonen, kan se jeres ledige tider. Noa kan booke direkte i disse systemer, når de er forbundet i appen:

Hvis jeres system ikke er på listen

Bruger I Planway, Booksy, Salonized eller et andet bookingsystem, er Noa ikke koblet til det. Det samme gælder tandlægesystemer som Opus Dental og TandSoft og journalsystemer. Så tager hun tidsønsket som en besked med dag, tidspunkt og behandling, og I lægger tiden ind og bekræfter. Har I enkelte ydelser i en Google- eller Outlook-kalender, kan hun booke dem.

Det er ikke en dårlig løsning. En besked med hele samtalen skrevet ud tager et øjeblik at booke ud fra, og kunden har fået svar i stedet for en telefonsvarer.

04Afbud og flytninger

Afbud er den anden halvdel af telefonen. Her er det vigtigste ikke, hvem der tager imod det, men at I får det at vide hurtigt, så tiden kan gå til en anden.

Hos Noa bliver afbud og flytninger altid en besked i indbakken med det samme: hvilken tid kunden ikke kan, og hvad de ønsker i stedet. Selve aflysningen og den nye tid retter I i bookingsystemet. Det er et bevidst valg – så er det jer, der bestemmer, hvem den ledige tid går til.

Gode vaner ved ombooking

• Hav en venteliste. Bare en liste med navn, nummer og hvilke tider de kan. Når afbuddet kommer som en besked med det samme, kan I nå at ringe den første op.
• Tilbyd en ny tid i samme opkald. En kunde, der flytter, er ikke en kunde, der forsvinder – hvis det er nemt at finde en ny tid.
• Ret kalenderen med det samme. En tid, der står som optaget, men er ledig, kan ingen booke.

05Færre udeblivelser

Ingen telefonløsning fjerner udeblivelser helt. Men et par ting gør det mindre sandsynligt, at kunden glemmer tiden:

• Læs tiden op og få et ja. En tid, kunden selv har bekræftet højt, huskes bedre end en, der blev aftalt i farten.
• Send en bekræftelse. Med Noa kan kunden få en SMS-bekræftelse, hvis I slår det til.
• Gør det nemt at melde afbud. Når telefonen altid bliver taget, er det lettere for kunden at ringe og sige fra end bare at blive væk.
• Brug jeres bookingsystems egne muligheder. Har jeres system påmindelser eller regler for sene afbud, så brug dem.

06Særligt for klinikker

På en klinik skal telefonen kunne skelne mellem det praktiske og det faglige. Noa svarer kun på praktiske ting ud fra jeres viden – priser, henvisning, tilskud og åbningstider. Spørgsmål om symptomer og behandling tager hun som en besked eller stiller om til en behandler. Hun giver ikke sundhedsfaglige råd, og hun har ikke adgang til journaler.

Akutte henvendelser følger jeres regler: I bestemmer, om de skal stilles om med det samme, og på hvilke tider. Hun vurderer ikke selv, hvor alvorligt det er.

Tjekliste: klar til at tage bookinger i telefonen

• Bestem, hvilke ydelser der kan bookes i telefonen – og hvor lang tid de tager
• Forbind kalenderen eller bookingsystemet, hvis det er på listen
• Sæt reglerne: tidsrum, varighed og hvor langt varsel der skal være
• Skriv prisliste, åbningstider og de faste spørgsmål ind i Noas viden
• Bestem, hvem der skal have afbud og flytninger – og hav en venteliste klar
• Ring selv og book en tid, før kunderne gør

Vil I se, hvordan det ser ud i jeres fag, så læs om Noa for frisører og saloner, fysioterapeuter og klinikker og tandlæger. Og undrer I jer over, hvad der sker, hvis hun hører forkert, så læs hvad hvis AI'en tager fejl?