Telefonen7 min. læsning
Telefonsvarerbesked: 15 eksempler på gode hilsner
15 hilsner til at kopiere, sorteret efter situation – og hvordan I optager dem på mobilen.
Læs guidenFerie uden at miste kunder. Telefonen i jul og sommerferie.
Telefonsvarerbeskeder til jul og sommerferie, klar til at kopiere, en tjekliste til dagen før I lukker – viderestilling, autosvar og Google – og Noa som alternativ.
Når I holder lukket, holder kunderne ikke op med at ringe. I juleugen vil nogen bestille tid til januar, og i sommerferien vil nogen have et tilbud, inden de selv tager af sted. Hvad de møder, når de ringer, afgør, om de venter på jer – eller ringer til den næste på listen.
Den gode nyhed er, at det ikke kræver meget at gøre det ordentligt. Her er beskeder, I kan kopiere, en tjekliste til dagen før I lukker, og et alternativ, hvis I hellere vil have, at telefonen bliver taget.
01Hvad en god feriebesked skal sige
En lukket-i-ferien-besked skal kunne høres én gang og forstås. Hold den kort, og få de fire ting med:
- At I holder lukket – og at de har ringet det rigtige sted. Sig virksomhedens navn først.
- Hvornår I er tilbage. En dato, ikke «efter ferien». Kunden skal kunne beslutte, om de vil vente.
- Hvad de kan gøre i mellemtiden. Skrive en mail, booke online eller lægge en besked.
- Hvor de går hen, hvis det haster – hvis I har en vagt, en kollega eller et nødnummer.
Undgå lange forklaringer, lister over åbningstider for hele december og telefonnumre, der læses for hurtigt op. Skal kunden skrive et nummer ned, så sig det langsomt – eller henvis til hjemmesiden.
02Feriebeskeder klar til at kopiere
Ret navn, datoer og kontaktoplysninger til, og indtal beskeden på jeres telefonsvarer.
Jul og nytår
Hej, du har ringet til [Virksomhed]. Vi holder juleferie og har lukket fra den [dato] til og med den [dato]. Vi er tilbage [ugedag] den [dato]. Skriv gerne til os på [mail], så vender vi tilbage, så snart vi er tilbage. Glædelig jul og godt nytår.
Hej, du har ringet til [Virksomhed]. Mellem jul og nytår har vi åbent [dage] fra kl. [tid] til [tid]. Ellers er vi tilbage som normalt den [dato]. Læg en besked med navn og nummer, så ringer vi tilbage, når vi har åbent igen.
Sommerferie
Hej, du har ringet til [Virksomhed]. Vi holder sommerferie fra den [dato] til og med den [dato] og er tilbage den [dato]. Du kan booke tid på [hjemmeside] eller skrive til [mail]. Vi svarer, når vi er tilbage. God sommer.
Hej, du har ringet til [Virksomhed]. Vi holder ferie og er tilbage den [dato]. Er det akut, kan du ringe til [navn eller vagt] på [nummer] – jeg siger det igen: [nummer]. Ellers skriv til [mail], så vender vi tilbage efter ferien.
Autosvar på mail
Tak for din mail. Vi holder ferie og er tilbage den [dato]. Vi læser ikke mail i perioden, men svarer dig hurtigst muligt, når vi er tilbage. Haster det, kan du kontakte [navn] på [mail eller nummer]. Venlig hilsen [Virksomhed]
03Tjekliste: dagen før I lukker
- Telefonsvarer: indtal feriebeskeden, og ring selv op og hør den.
- Viderestilling: skal opkaldene til en kollega eller en vagt? Sæt det op – og skriv i kalenderen, hvornår det skal slås fra igen.
- Autosvar på mail: slå det til i mailprogrammet (i Outlook hedder det automatiske svar, i Gmail fraværssvar) med start- og slutdato.
- Google-profilen: sæt særlige åbningstider for ferien i jeres Google-virksomhedsprofil, så Google ikke viser «åben».
- Hjemmesiden: en kort linje øverst om, hvornår I holder lukket – og onlinebookingen lukket for de dage.
- Sociale medier: et opslag med datoerne, hvis jeres kunder følger jer dér.
- Første dag tilbage: sæt tid af til at lytte beskeder igennem og ringe tilbage – de, der har ventet, skal ringes op først.
Viderestilling til en kollega i ferien
På en mobil viderestiller I alle opkald med **21*nummer# og slår det fra igen med ##21#. Vil I kun sende de opkald videre, I ikke tager, er koden **61*nummer#. ##002# fjerner al viderestilling på én gang. Fastnet og omstillingsanlæg styres som regel i teleselskabets selvbetjening. Nogle abonnementer tager betaling for viderestillede opkald, så tjek jeres. Alle koderne står i guiden om viderestilling.
04Telefonsvareren har en grænse
En feriebesked er bedre end ingenting. Men den løser ikke det egentlige problem: kunden, der ringer, har ofte et konkret ærinde – en tid, et tilbud, et spørgsmål – og en telefonsvarer kan ikke svare på det. Mange lægger på uden at indtale noget, og så ved I ikke engang, at de har ringet.
Hvad det koster jer, afhænger af jeres forretning. Vil I regne det ud, så tæl opkaldene i en almindelig uge og brug beregneren for mistede opkald.
05Alternativet: lad Noa tage telefonen
Noa er Telenoas AI-receptionist. Hun tager telefonen døgnet rundt med jeres hilsen og svarer ud fra det, I har lært hende – også at I holder ferie, og hvornår I er tilbage. Så får kunden et svar i stedet for en telefonsvarer:
- Hun svarer på spørgsmålene. Åbningstider, priser og hvornår I er tilbage – ud fra hendes viden, som I retter i appen inden ferien.
- Hun tager en besked med det hele. Navn, nummer og hvad det drejer sig om. Den lander i indbakken med hele samtalen skrevet ud, så I ved, hvem der skal ringes op først, når I kommer hjem.
- Hun stiller om, hvis I vil. Omstilling sættes op pr. person med dage og tidsrum – fx til den, der har vagten i ferien.
- Hun kan booke. Har I forbundet en kalender eller et bookingsystem, kan hun booke tider til efter ferien, når kunden har sagt ja.
Inden ferien retter I hilsen, åbningstider og omstilling i appen. Vil I holde helt fri for opkald, kan I sætte hende på pause. Noa Voice koster fra 695 kr. om måneden inkl. moms, der er ingen binding, og vi sætter hende op inden for 1 hverdag – så husk at bestille et par dage før I lukker. I beholder jeres nummer og viderestiller det bare til Noa.
Er I usikre på, hvordan en AI håndterer de spørgsmål, hun ikke kan svare på, så læs hvad hvis AI'en tager fejl?
Flere guides
Læs videre.
Lad Noa tage den næste.
Opret en konto, sæt formularen på jeres hjemmeside og forbind indbakken. Resten klarer Noa.